Как организовать учет остатков и снизить списания в пекарне

Системный учет остатков для пекарни - это основа стабильной прибыли. Когда точно известно, сколько сырья, полуфабрикатов и готовой продукции находится на складе и в производстве, можно контролировать себестоимость, предотвращать потери и снижать списания.

Любые недостачи, брак или не проданные изделия напрямую увеличивают фудкост и уменьшают маржу. Поэтому грамотный учет позволяет вовремя замечать отклонения, корректировать производство и закупки, а главное - выпускать столько продукции, сколько реально требуется.

Отсутствие ежедневного учета остатков
Если данные обновляются раз в неделю - они уже устарели. Пекарня живёт короткими циклами, и контроль должен быть ежедневным.

Перепроизводство хлеба и выпечки
«Чтобы полка была полной» - опасное правило. Лишняя продукция почти всегда заканчивается списанием.

Неучтённые возвраты и брак
Если возвраты с торговой точки не фиксируются, управлять реальными остатками невозможно.

Плохая ротация и хранение продуктов
Даже качественное сырьё можно довести до списания неправильными условиями хранения.

• Разделяйте учет: сырье, полуфабрикаты, готовая продукция

Это помогает понять, где именно возникают потери: в производстве, хранении или продаже.

• Используйте журналы или CRM/учётные системы

Любые инструменты, которые дают автоматизацию и прозрачность.

• Фиксируйте остатки в конце каждой смены

Не только в конце дня - смена тоже производит и списывает.

• Сверяйте данные

Фактические остатки должны совпадать с системой. Любое расхождение - сигнал о недочётах или браке.

• Рассчитайте потребление по дням недели

Продажи в пекарне цикличны: одни позиции лучше идут в понедельник, другие в пятницу.

• Прогнозируйте производство на основе данных

Используйте статистику продаж прошлых месяцев, сезонов, праздников.

• Определите минимальные и максимальные пороги запасов

Это защищает и от дефицита, и от излишков.

• Работайте по принципу «точно вовремя»

Минимум складов - минимум заморозки денег и рисков порчи.

• Планируйте выпечку по спросу, а не «по ощущениям».
• Корректируйте объемы в зависимости от погоды (летом спрос падает), праздников и будней.
• Перерабатывайте непроданные изделия: панировочная крошка, сухари, крошка для десертов.
• Вводите акции на остатки ближе к концу дня: скидки 30–50% сокращают списания и увеличивают лояльность.

Контроль качества и условий хранения

• Соблюдайте температурные и влажностные режимы на складе и в холодильниках.
• Используйте правильную упаковку и маркировку для каждой категории.
• Ротируйте продукты по принципу — первым пришёл, первым ушёл.

Проводите ежедневный осмотр складов, морозильных камер и витрин.

Разделяйте технологический и торговый брак
Технологический - ошибки производства.
Торговый - непроданное, неправильная выкладка, условия хранения на точке.

Ведите журнал брака
Обязательно фиксируйте причину, сотрудника, время и количество.

Анализируйте повторы
Если одно и то же происходит регулярно - это не случайность, а системная ошибка, требующая корректирующих действий.

Современные решения облегчают жизнь владельцам пекарен:

• учет остатков в специальных программах;
• интеграция кассы и склада для точного фудкоста;
• использование штрихкодов, QR-кодов и датчиков температуры;
• автоматическое формирование заявок на закупку при достижении минимального остатка.

Автоматизация снижает человеческий фактор, ускоряет инвентаризацию и делает учёт прозрачным.

Учет и минимизация списаний - это не разовая задача, а постоянный процесс анализа.
Системный подход окупается снижением фудкоста, уменьшением потерь и стабилизацией прибыли.
Главный секрет успеха - прозрачная система, регулярный контроль и вовлечённая команда. Когда сотрудники понимают, зачем нужен учёт, пекарня начинает работать как слаженный механизм, а списания становятся минимальными.