Автоматизация пекарни: какие системы внедрить в первую очередь

Когда у собственника одна пекарня, многие процессы еще можно контролировать вручную. Но с открытием новых точек человеческий фактор становится одной из главных преград для роста. Нужно искать и обучать сотрудников, следить за производством, продажами, остатками и качеством обслуживания.

Автоматизация пекарни не означает, что вместо людей должны работать роботы. Ее задача — снять с команды рутинные операции, сделать учет прозрачным и дать собственнику точные данные для принятия решений.

Автоматизация общепита позволяет видеть работу заведения не по ощущениям, а в конкретных показателях. Собственник может получить статистику за час, месяц или год и оценить:

• расход сырья;
• объем выпущенной продукции;
• количество и сумму чеков;
• продажи каждой позиции;
• средний чек по каждому кассиру;
• число отработанных сотрудниками смен;
• расхождения между фактическими продажами и данными учета.

Например, умная розетка может фиксировать каждое включение кофемашины. В конце дня количество приготовленных напитков сравнивается с пробитыми чеками. Если показатели не совпадают, собственник получает повод проверить ситуацию.

Такая система автоматизации общепита помогает быстрее обнаруживать недостачу сырья или денег, контролировать себестоимость и находить точки роста. Руководителю не приходится собирать информацию из нескольких таблиц и отчетов: основные данные доступны в одной программе.

Начинать лучше с процессов, которые напрямую влияют на деньги и качество работы пекарни.

Первый этап — учет сырья, производства и продаж. Система должна показывать, сколько продукции выпустили, сколько продали и какой объем ингредиентов использовали.

Второй этап — контроль кассовых операций. Собственнику важно видеть количество чеков, средний чек, продажи по сменам и работу каждого кассира.

Третий этап — управление персоналом. Цифровой помощник может учитывать количество отработанных смен и собирать данные для начисления заработной платы.

Следующий шаг — контроль стандартов обслуживания. Камеры в зале с разрешения сотрудников помогают фиксировать моменты взаимодействия с покупателями. Руководитель может проверить, предлагает ли кассир акции и соблюдает ли принятый скрипт.

На производстве часть задач берут на себя умные печи. В оборудование заранее загружаются программы для разных категорий выпечки. Сотрудник выбирает нужный режим, а печь самостоятельно устанавливает температуру и время, а также запускает предусмотренный режим очистки. Это снижает зависимость результата от опыта конкретного пекаря.

Программы для автоматизации общепита можно разделить на несколько групп.

Учетные решения собирают сведения о сырье, выпуске продукции, списаниях и продажах. Они позволяют сравнивать плановые и фактические показатели.

Кассовые программы фиксируют чеки и помогают анализировать выручку, средний чек, популярность отдельных позиций и результаты работы сотрудников.

Системы управления персоналом учитывают смены и подготавливают данные для расчета зарплаты. Они также помогают увидеть, в какие дни или часы снижаются количество и сумма чеков.

Инструменты дистанционного контроля позволяют оценивать соблюдение стандартов обслуживания. А онлайн-платформы для обучения дают сотрудникам постоянный доступ к инструкциям, стандартам и особенностям работы.

Для пекарни важно не количество подключенных сервисов, а их совместная работа. Если сведения приходится переносить вручную из одной программы в другую, риск ошибок сохраняется.

Основой может стать ERP-система, настроенная под процессы конкретной сети. Она объединяет сведения о закупках, сырье, производстве, продажах и персонале.

Собственник получает возможность контролировать пекарню удаленно. По отчетам можно увидеть просадку среднего чека, изменение количества продаж или нехватку продукции на витрине. На основании данных проще выбрать товар дня, скорректировать ассортимент или обратить внимание на работу конкретной смены.

Этими же отчетами может пользоваться отдел сопровождения управляющей компании. Специалистам не нужно долго собирать информацию о пекарне: они изучают показатели и предлагают план развития. Например, рекомендуют увеличить выпуск востребованной продукции или указывают на недоработки сотрудников.

Автоматизировать все одновременно. Команде сложно сразу освоить большое количество новых инструментов. Внедрять решения лучше поэтапно, начиная с учета, производства и продаж.

Использовать программу без настройки под пекарню. Универсальная система может не учитывать особенности полного цикла производства, работу с сырьем и выпуском продукции.

Не обучать сотрудников. Даже хорошая программа бесполезна, если данные в нее вносят с ошибками или не вносят совсем.

Считать автоматизацию заменой контроля. Технологии показывают отклонения, но оценивать ситуацию и принимать решения по-прежнему должен руководитель.

Забывать о людях. Умные печи, камеры и отчеты помогают соблюдать стандарты, но не заменяют доброжелательное общение с покупателями. Люди по-прежнему покупают у люде

В «Любимой Пекарне» используется ERP-система, настроенная под процессы сети. Она помогает франчайзи контролировать сырье, производство, продажи, персонал и ключевые показатели даже на расстоянии.

Перед открытием франчайзи проходит трехдневный интенсив. В программу входят юридические и бухгалтерские вопросы, маркетинг, работа с персоналом и практика на производстве, которая начинается в пять утра. После обучения сохраняется доступ к онлайн-курсу.

Для сотрудников предусмотрен отдельный курс по стандартам работы. За несколько дней до открытия в пекарню приезжает команда запуска — технолог и менеджер по продажам. Они помогают подготовить производство, обучают персонал и знакомят команду с корпоративной культурой.

Автоматизация не должна превращать пекарню в бездушное производство. Ее смысл в другом: сократить количество ручной работы, сделать показатели понятными и освободить собственнику время для развития бизнеса.

Если вы хотите открыть пекарню и с самого начала работать по выстроенной системе, оставьте заявку на франшизу «Любимая Пекарня». Мы поделимся накопленным опытом, предоставим инструменты для управления и поможем пройти путь от подготовки точки до запуска.